🏢 Komersantam principā ir tiesības izvēlēties, ar ko slēgt darījumus. Taču vai tas nozīmē arī tiesības gadiem ilgi glabāt personas vārdu, personas kodu un atzīmi “nevēlams klients” — arī tad, ja personai vairs nav parādu, aktīvu saistību vai strīdu ar uzņēmumu?

🛡️ No datu aizsardzības skatpunkta tās ir divas atšķirīgas lietas: uzņēmuma lēmums neslēgt darījumu; un personas datu ilgstoša glabāšana un izmantošana, lai šo lēmumu atkārtotu nākotnē. Tiklīdz identificētai personai informācijas sistēmā tiek piešķirts statuss “nevēlams”, “augsta riska” vai “nesadarboties”, notiek personas datu apstrāde. Arī tādi vērtējumi kā “problemātisks klients”, “bezatbildīgi aizņemas” vai “raksta pārāk daudz sūdzību” ir ar personu saistīta informācija.

⚖️ Atsauce uz “leģitīmajām interesēm” pati par sevi nav universāla atļauja šādus datus glabāt nenoteiktu laiku. Saskaņā ar VDAR 5. un 6. pantu uzņēmumam jāspēj pamatot: kādu konkrētu un reālu risku tas novērš; kāpēc šā mērķa sasniegšanai nepieciešami tieši konkrētie dati; kāpēc nav iespējams izmantot mazāku datu apjomu vai īsāku termiņu; kā uzņēmuma intereses ir samērotas ar personas tiesībām; kad statuss tiks pārskatīts un dati dzēsti.

🔄 Īpaši problemātiska ir apļveida pieeja: dati tiek glabāti, kamēr personai ir “nevēlama klienta” statuss, bet statuss saglabājas tik ilgi, kamēr dati atrodas sistēmā. Tas pēc būtības nozīmē beztermiņa apstrādi. Arī iespējams nākotnes strīds ne vienmēr attaisno aktīvu “melnā saraksta” režīmu. Strīda materiālu glabāšana ierobežotas piekļuves arhīvā nav tas pats, kas šo informāciju gadiem izmantot jaunu pakalpojumu atteikšanai.

👤 Papildu risku rada subjektīvi kritēriji. Personas sūdzību rakstīšana, asa komunikācija vai darbinieka vispārīgs iespaids nedrīkst automātiski kļūt par mūžīgu reputācijas zīmi. Jābūt pārbaudāmiem faktiem, samērīgām sekām, regulārai pārskatīšanai un iespējai kļūdainu statusu apstrīdēt.

🔍 Personai savukārt ir tiesības noskaidrot, vai šādi dati tiek apstrādāti, kādam nolūkam, cik ilgi tie tiks glabāti vai pēc kādiem kritērijiem nosaka glabāšanas termiņu. Atkarībā no situācijas persona var prasīt datu labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu, kā arī iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz leģitīmajām interesēm.

🏛️ Datu valsts inspekcijas argumentācijā var tikt uzsvērta komersanta brīvība noteikt riska kritērijus un izvēlēties darījumu partnerus. Tomēr šī brīvība pati par sevi neatbild uz atsevišķu VDAR jautājumu: kāpēc konkrētas personas dati tiek glabāti tieši šādā apjomā un tieši tik ilgi?

💡 Komersants var izvēlēties nesadarboties. Taču ilgstošs “nevēlamās personas” profils nav tikai komerciāls lēmums — tā ir personas datu apstrādes sistēma, kuras nepieciešamība, samērīgums un termiņš pārzinim jāspēj pierādīt.