Mūsdienu digitālajā darba vidē robeža starp profesionālo un privāto dzīvi kļūst arvien neskaidrāka. Darba devējiem ir piekļuve plašam tehnoloģiju klāstam, kas ļauj uzraudzīt darbinieku aktivitātes, taču šī piekļuve nav neierobežota. Darbinieku tiesības uz privātumu aizsargā Vispārīgā datu aizsardzības regula (VDAR jeb GDPR) un vietējie normatīvie akti. Ko tas nozīmē praksē? Apskatīsim biežāk uzdotos jautājumus par darbinieku datu aizsardzību.

  Vai darba devējs drīkst lasīt manu darba e-pastu? Šis ir viens no sensitīvākajiem jautājumiem. Atbilde nav viennozīmīga "jā" vai "nē", bet gan "atkarīgs no apstākļiem".

     Darba devējam ir tiesības kontrolēt darba pienākumu izpildi un aizsargāt savas leģitīmās intereses, piemēram, novērst komercnoslēpumu noplūdi vai uzņēmuma resursu neatbilstošu izmantošanu. Tādēļ darba devējs drīkst noteikt, ka darba e-pasta sarakste ir paredzēta tikai darba vajadzībām.

     Lai piekļūtu darbinieka e-pastam, darba devējam ir jābūt pamatotam un samērīgam iemeslam. Piemēram darba nepārtrauktības nodrošināšana: Ja darbinieks ir pēkšņi saslimis vai atrodas atvaļinājumā, un ir nepieciešams piekļūt svarīgai darba informācijai, kas atrodas viņa e-pastā. Tāpat, ja pastāv pamatotas aizdomas par darba disciplīnas pārkāpumu, piemēram, aizliegtu datu pārsūtīšanu konkurentiem.

      Svarīgi! Pirms piekļuves darba devējam ir jāveic rūpīgs samērīguma izvērtējums, salīdzinot savas leģitīmās intereses ar darbinieka tiesībām uz privātumu. Ideālā gadījumā darbinieks par šādu nepieciešamību ir jāinformē iepriekš.

  Ko darba devējs nedrīkst? Darba devējs nedrīkst sistemātiski un bez iemesla pārlūkot visu jūsu saraksti, lai "kontrolētu situāciju". Pilnīgi nepieļaujama ir privātas sarakstes lasīšana, pat ja tā notikusi no darba e-pasta. Ja vēstules temats vai sūtītājs acīmredzami norāda uz privātu raksturu (piemēram, "Saruna ar ārstu", "Ģimenes brīvdienu plāni"), darba devējam šādu saraksti atvērt un lasīt ir aizliegts.

     Darba devējam ir jāizstrādā un jāiepazīstina darbinieki ar iekšējiem noteikumiem par e-pasta un citu darba resursu izmantošanu. Šajos noteikumos skaidri jānorāda, kādos gadījumos un kādā kārtībā var notikt piekļuve darbinieka sarakstei.

  Vai drīkst uzstādīt videonovērošanu bez brīdinājuma? Nē, noteikti nē. Videonovērošana darba vietā ir pieļaujama tikai izņēmuma gadījumos un ievērojot stingrus noteikumus.Prasības videonovērošanai:

1. Leģitīms mērķis: Darba devējam ir jābūt konkrētam un pamatotam mērķim, piemēram, īpašuma aizsardzība (noliktavas, kases zonas), darbinieku un klientu drošības garantēšana vai ražošanas procesa kontrole. Novērošana "disciplīnas uzlabošanai" parasti netiek uzskatīta par pietiekami pamatotu mērķi.
2. Informēšana: Pirms novērošanas uzsākšanas darbinieki ir skaidri un nepārprotami jāinformē. Parasti tas tiek darīts ar informatīvām zīmēm (uzlīmēm) labi redzamās vietās, kurās norādīts, ka notiek videonovērošana, kas ir datu pārzinis (uzņēmuma nosaukums) un kāds ir novērošanas mērķis.
3. Samērīgums: Novērošanai jābūt samērīgai ar sasniedzamo mērķi. Kameras nedrīkst uzstādīt vietās, kur darbinieki pamatoti sagaida augstu privātuma līmeni, piemēram, ģērbtuvēs, atpūtas telpās vai tualetēs.

Skaņas ierakstīšana kopā ar video ir aizliegta, ja vien tam nav īpaši svarīga un likumīga pamata, par ko darbinieki ir atsevišķi informēti.

  Cik ilgi drīkst glabāt bijušā darbinieka datus? Darba devējs nedrīkst glabāt bijušā darbinieka datus mūžīgi. Datu glabāšanas termiņu nosaka konkrēts mērķis, kas visbiežāk izriet no likuma prasībām.

• Grāmatvedības un nodokļu dati: Informācija, kas nepieciešama grāmatvedības uzskaitei (piemēram, dati par algu, nodokļiem, slimības lapām), saskaņā ar likumu "Par grāmatvedību" un citiem normatīvajiem aktiem, ir jāglabā 10 gadus.
• Lietvedības dati: Darba līgumi, rīkojumi par pieņemšanu darbā, atbrīvošanu, atvaļinājumiem u.c. saskaņā ar Arhīvu likumu ir jāglabā noteiktu laiku, kas var sasniegt pat 75 gadus (personu lietas).
• CV un pieteikuma dati: Ja kandidāts netika pieņemts darbā, viņa CV un citi pieteikuma dokumenti drīkst tikt glabāti tikai ar kandidāta piekrišanu, parasti ne ilgāk par dažiem mēnešiem (piemēram, 6 mēnešiem), lai varētu viņu uzrunāt nākotnes vakanču gadījumā. Pēc darba attiecību izbeigšanas darbinieka CV, kas iesniegts, piesakoties uz amatu, vairs nav nepieciešams un ir jādzēš, ja vien nav kāds cits juridisks pamats tā glabāšanai.

Kad datu glabāšanas mērķis ir sasniegts un likumā noteiktais termiņš ir beidzies, dati ir drošā veidā jāiznīcina (jādzēš).

  Kādas ir manas tiesības un kā rīkoties pārkāpuma gadījumā? Kā datu subjektam jums ir plašas tiesības attiecībā uz saviem personas datiem.

Jūsu galvenās tiesības:

• Tiesības piekļūt datiem: Jūs varat pieprasīt darba devējam informāciju par to, kādi jūsu personas dati tiek apstrādāti, kādiem mērķiem un kas ir šo datu saņēmēji.
• Tiesības labot datus: Ja konstatējat, ka jūsu dati ir neprecīzi vai nepilnīgi, jums ir tiesības prasīt to labošanu.
• Tiesības uz datu dzēšanu ("tiesības tikt aizmirstam"): Jūs varat prasīt savu datu dzēšanu, ja tie vairs nav nepieciešami sākotnēji norādītajam mērķim vai ja to apstrāde ir nelikumīga. Tomēr šīs tiesības nav absolūtas un neattiecas uz datiem, kurus darba devējam uzliek par pienākumu glabāt likums.
• Tiesības iebilst pret datu apstrādi: Jūs varat iebilst pret savu datu apstrādi, ja tā tiek veikta, pamatojoties uz darba devēja leģitīmajām interesēm, un jums ir īpašs iemesls šādam iebildumam.

  Rīcība pārkāpuma gadījumā:

1. Sazinieties ar darba devēju: Pirmais solis vienmēr ir mēģināt atrisināt situāciju tiešā saziņā. Vērsieties pie sava tiešā vadītāja, personāla daļas vai uzņēmuma datu aizsardzības speciālista (ja tāds ir iecelts) ar rakstisku iesniegumu, kurā aprakstāt situāciju un lūdzat paskaidrojumu vai pārkāpuma novēršanu.
2. Iesniedziet sūdzību Datu valsts inspekcijā (DVI): Ja darba devējs nereaģē, sniedz izvairīgu atbildi vai atsakās novērst pārkāpumu, jums ir tiesības vērsties ar oficiālu sūdzību Datu valsts inspekcijā. DVI ir uzraugošā iestāde, kas izskata sūdzības par personas datu aizsardzības pārkāpumiem, veic pārbaudes un var piemērot sodus.
3. Vērsieties tiesā: Īpaši smagos gadījumos, ja jums ir nodarīts materiāls vai morāls kaitējums, jums ir tiesības vērsties tiesā ar prasību par tā atlīdzināšanu.

      Atcerieties, ka atklāta un caurspīdīga komunikācija starp darba devēju un darbinieku ir labākais veids, kā novērst pārpratumus un nodrošināt, ka datu apstrāde notiek likumīgi un ar cieņu pret indivīda privātumu.